Blog Single

Svi smo imali to iskustvo. Otvorite svoj pretinac e-pošte i tamo vas čeka dugačak blok teksta koji se proteže duže no što možete vidjeti. Vaša prva reakcija je zatvoriti prozor i označiti email kao nepročitanu poruku koju ćete ignorirati do zadnjeg mogućeg trenutka. Pogotovo ako je na engleskom jeziku. Ili još gore, na njemačkom.

Email može biti koristan komunikacijski alat, ali ga ne koriste svi dobro. U nastavku je 5 koraka koje trebate slijediti kako biste napisali email koji će čitatelji otvoriti, pročitati i razumjeti. Ova pravila su pogotovo bitna kad pišemo email poruke na stranom jeziku, na primjer na poslovnom engleskom ili njemačkom jeziku.

1. Zadržite svoj kredibilitet

Predstavite se kao stručnjak koji je siguran u svoje komunikacijske vještine.

• Budite pristojni: recite molim i hvala prema potrebi.
• Zadržite profesionalni ton: izbjegavajte sleng, uskličnike i emotikone.
• Koristite prikladan pozdrav i fraze za započinjanje poslovne email poruke, ali izbjegavajte nepotrebne i neprimjerene razgovorne fraze. Pripazite koje su prikladne fraze za  pisanje email poruka na stranom jeziku,
• Uključite prikladan potpis koji odgovara tonu email poruke.
• Neka vaš potpis bude jednostavan i kratak: ograničite slike i izbjegavajte kurzivne fontove

2. Promišljeno predstavite svoju email poruku

Dajte pravu količinu informacija na pravi način tako da vaš čitatelj može lako pročitati vašu poruku.

• Postavite svoju ključnu poruku i poziv na akciju pri vrhu tako da je to prvo što vaš čitatelj vidi.
• Organizirajte ostale informacije od najvažnijih do najmanje važnih.
• Ograničite broj pitanja obuhvaćenih email porukom kako biste povećali izglede za odgovor. 
• Budite  kratki i držite se teme: pokušajte zadržati 150 riječi ili manje, ako je moguće.
• Koristite kratke, svakodnevne riječi umjesto žargona ili kompliciranih riječi. Ovo je zapravo jako važno ako pišete email poruke na stranom jeziku.
• Izbjegavajte kratice i pojmove koje vaš čitatelj neće razumjeti.
• Neka vaše rečenice budu kratke. Dvije kraće rečenice uvijek šalju jasniju poruku od jedne komplicirane dugačke rečenice. Na engleskom jeziku kažemo: Keep it short and simple.

3. Pomozite svom čitatelju da skenira email poruku

Ne čitamo sadržaj na ekranu od riječi do riječi. Zapravo, većina nas skenira web stranicu u uzorku koji prati oblik slova F. Koristite izgled email poruke i opcije formatiranja teksta kako biste čitatelja vodili kroz tekst i do vaših ključnih poruka.

• Stavite svoju ključnu poruku i poziv na akciju na vrh.
• Za dulju email poruku s puno detalja upotrijebite paragrafe i podnaslove.
• Pišite u kraćim paragrafima: koristite kratke odlomke i popise.
• Nemojte previše podebljavati tekst; ako naglasite previše riječi, na kraju zapravo ne naglašavate ništa.
• Izbjegavajte velika slova, velike fontove i nasumične boje; oni usporavaju čitanje i razumijevanje poruke.

4. Ne zaboravite na predmet email poruke

Vaš predmet može biti od presudne važnosti kad čitatelj odlučuje hoće li otvoriti vašu email poruku. Uvijek uključite jasan i nedvosmisleni predmet.

• Probajte ga napisati nakon što sročite email poruku, kao zadnji korak u procesu planiranja i pisanja poruke.
• Koristite aktivne glagole kako bi čitatelj znao što očekujete od njega.
• Budite konkretni i deskriptivni kako bi čitatelj odmah znao o čemu se radi.
• Odgovorite na potrebe čitatelja vaše email poruke: zapitajte se što će čitatelja natjerati da otvori i pročita vašu poruku.
• Izbjegavajte dugačke i zbunjuće rečenice.
• Neka vaš predmet ostane ispod 50 znakova ili 6 do 8 riječi, tako da će se cijeli redak prikazati u pregledu pristigle pošte.
• Imajte na umu da neki pametni telefoni prikazuju samo 33 do 44 znaka u pregledu.

5. Pregledajte i uredite

Zamislite da će svi u tvrtki pročitati vašu poruku. Email poruke se mogu brzo stvoriti, ali ostavljaju trajan dojam. Pregledajte svoj tekst prije slanja kako biste uštedjeli vrijeme i izbjegli pogreške ili nesporazume.

• Koristite značajku provjere pravopisa kako biste smanjili mogućnost pogreške. Kad pišete na stranom jeziku, neka vaš najbolji prijatelj postane spell-check alat.
• Pročitajte poruku unatrag kako biste provjerili ima li pogrešaka koje provjera pravopisa neće uhvatiti i da izbjegnete korištenje termina koji možda nisu poznati vašim čitateljima.
• Provjerite je li vaša ključna poruka savršeno jasna, bez pravopisnih pogrešaka, fraza ili bilo čega što se može pogrešno razumjeti.
• Provjerite jesu li sva imena i titule koje koristite točni.
• Provjerite jeste li priložili sve važne datoteke ili  sve potrebne poveznice.

U ovom blogu ste saznali više o važnostima pisanja email poruka za profesionalce i tvrtke.

Saznajte više o našim radionicama i treninzima poslovne korespondencije na stranim jezicima.

Vaši zaposlenici i vaša tvrtka mogu stvoriti novu vrijednost kroz radionice pisanja email poruka na stranom jeziku.

Pogledajte s kojim uspješnim tvrtkama i ustanovama Lingua Grupa uspješno surađuje i kakve sve specijalizirane tečajeve i radionice nudimo.